Jedziemy na wycieczkę — wynajem autobusu.

Czyli poradnik jak zaplanować i wynająć coś większego niż bus 9-osobowy.

Moje życie od zawsze wiązało się z wyjazdami zbiorowymi. Można powiedzieć, że częściej podróżowałem autobusem, pociągiem niż samochodem. W taki sposób jako dzieciak zwiedziłem 3/4 Słowacji, byłem w Paryżu, Wiedniu, Wenecji i nie tylko. Wiele wakacyjnych wyjazdów na kolonie było właśnie zakładowymi autobusami (żyłem w PRL-u), czy zimowiska, albo obozy wędrowne.

Dzieciństwo minęło, a człowiek w życiu zajmuje się różnymi rzeczami, by zarobić na kawałek chleba. Tak też było i w moim przypadku. Nie udało się skończyć studiów, ale udało się zdobyć olbrzymią wiedzę na temat transportu i organizacji wyjazdów.

Dlaczego o tym piszę?

Ano dlatego, że czytając branżowe grupy Facebookowe i nie tylko widzę, jak bardzo kierowcy i przewoźnicy rozmijają się z zamawiającymi.

Poniżej przedstawię Wam najważniejsze elementy, na jakie powinniście zwrócić uwagę i co zawrzeć w zapytaniu ofertowym, czy jak zaplanować przejazd uwzględniając czas pracy kierowcy i wymagane przepisami przerwy lub czy ma być jeden kierowca, czy podwójna obsada.

To, co zaczynamy…

Wynajem Autobusu

Typy i przykładowe autobusy

Po pierwsze, zanim zaczniemy myśleć o wynajmie, zastanówmy się, ile osób będzie z nami jechało. To jest jedna z ważniejszych rzeczy, gdyż to ona decyduje w gruncie rzeczy o kosztach. Na pewno taniej będzie wynająć busa do 24 osób, ale tutaj musimy pamiętać o komforcie i niestety zabudowy na popularnych dostawczakach mogą być komfortowe, ale im więcej foteli tym ciaśniej w środku. Tutaj DMC max 5.5 tony i pojazd nie jest z gumy.

Na zdjęciu przykładowy pojazd zabudowany na bazie popularnego Mercedesa Sprintera. Tutaj przy wyborze tego typu pojazdu warto zastanowić się, jak daleko będziemy jechać, gdyż oprócz ograniczeń związanych z wielkością i ilością pasażerów jest jeszcze mały luk bagażowy i często konieczność montowania plecaka, a to podnosi nam ciężar całkowity pojazdu.

Tego typu pojazd polecam na wynajmy do 300 km lub na miejscu, jeśli dotarliśmy większą grupą i nie chcemy wszędzie jeździć stadem samochodów. Warto pomyśleć o wynajmie tego typu pojazdów max 22 osoby więcej miejsca na nogi.

Jeśli wybieramy się w dalszą trasę i zależy nam na komforcie, to warto pomyśleć nad większym autobusem i tak od 25 do 35 pasażerów mamy większy wybór, choć nie jest on duży, to jednak pojazdy w segmencie midi sa bardziej komfortowe i przyjemniejsze do podróżowania. Zwykle są wyposażone w klimatyzację regulowane fotele itp. Niestety jak w przypadku busów to próżno tutaj szukać pojazdów wyposażonych w toaletę.

Jak widzicie, pojazdy te są znacząco większe i bardziej komfortowe od Sprintera czy Craftera, stąd, jeśli wybieramy się w dalszą podróż, warto przemyśleć i wybrać coś większego.

Najwięcej przestrzeni i co za tym idzie komfortu, znajdziemy w pełnowymiarowych autobusach, czyli pojazdach od 12m długości. Tutaj mamy największy komfort i możemy zebrać naprawdę sporą ekipę na wyjazd. Jednak Jeśli nie mamy tylu przyjaciół i znajomych oraz nie organizujemy wesela, to nic nam to nie da. Jednak jest to warte rozważenia, jeśli wasze dzieci chodzą do szkoły, przedszkola czy organizujecie imprezy firmowe. Tutaj autobusy mogą pomieścić od 40 paru do blisko 100 osób na swoim pokładzie, przy czym te, co biorą najwięcej, to zwykle mają upakowane fotele na max i czujemy się jak sardynki w puszce.

Jednak musimy pamiętać, że to tutaj mamy największy komfort. Możemy spokojnie zabrać do walizki coś więcej niż skarpetki i bieliznę na zmianę. Także tutaj najczęściej mamy toaletę oraz uchylno-rozsuwane fotele i inne elementy poprawiające komfort podróży.

Tutaj ciekawostka najdłuższe autobusy turystyczne mogą mieć maksymalnie 15 metrów i 4 metry wysokości w przypadku dwupokładowego.

Ok to już wiemy mniej więcej, jakie mamy typy autobusów i co możemy się spodziewać. Podsumujmy:

• Mini bus (Sprinter, Crafter, MAN, Iveco)
  • od 19 do 24 pasażerów
  • proponowane trasy max. do 300 km
• Midi Bus (Otokar Navigo T, Iveco, Mercedes Tourino)
  • od 25 do 35 pasażerów
  • długość do 12 m
  • proponowane trasy max do 500 km
• Autobus (Mercedes Tourismo, Irizar, MAN, Volvo, Scania, Iveco, itd)
  • od 40 pasażerów do 90 paru
  • długość od 12 m do 15m
  • wysokość do 4m.
  • Wyposażenie oraz komfort podróży pozwalają na wygodne pokonywanie tras powyżej 1000 km

Wynajem Autobusu

Wyposażenie.

Przewoźnicy oferujący autobusy na wynajem, jak i używający ich do obsługi regularnych połączeń starają się, by był zachowany pewien standard, czyli:

• Standard
  • Klimatyzacja
  • Toaleta (oprócz midi bus i mini bus)
  • Fotele uchylno-rozsuwane
  • WiFi (najczęściej działa tylko w Polsce ze względu na roaming)
  • Monitory (na których można wyświetlać filmy i nie tylko)
  • Barek (nie mylić z alkoholem) z herbatą i kawą
• Opcjonalnie
  • gniazdka 230 V lub USB do ładowania urządzeń
  • indywidualne monitory z wyborem filmów
  • VOD

Oczywiście na liniach regularnych najczęściej znajdziemy pakiet podstawowy, czyli klimatyzację, fotele uchylne i tyle na dalszych trasach gniazdka i toaletę.

Zobaczmy zatem przykładowe wnętrza. Zaczniemy od Sprintera.

Jak widzicie w prezentowanym busie, jest wyposażony w typowe wnętrze dla pojazdów używanych w turystyce. Kolejnym przykładem wnętrza będzie wnętrze autobusu midi Otokar Navigo T

Jak widzicie w midi autobusie, jest sporo więcej miejsca i nawet udało się wygospodarować miejsce na barek

Zobaczmy zatem co możemy się spodziewać w pełnowymiarowym autobusie na przykładzie wnętrz

Irizar I6s

Tak wygląda standardowe wnętrze w autobusie turystycznym, pamiętajcie o tym, że w zależności od producenta może się różnić, ale co do zasady tak mniej więcej będzie wyglądało to, co zastaniecie. Tutaj jeszcze jedno „ale” ponieważ prezentowane wnętrza pochodzą z nowych pojazdów, to w zależności od wieku ta tapicerka może być różna, ale przewoźnicy robią, co mogą, by ich autobusy były przez cały czas jak najdłużej nowe. Jednak można podróżować wygodnie zobaczcie jak wygląda jedno z najwygodniejszych wnętrz dostępnych na rynku.

Irizar I8s

Jak widzicie jako klient mamy naprawdę spory wybór, ale co za tym idzie, także musimy liczyć się z cenami, ale o tym za chwile. Na koniec przykładowe wnętrze z najnowszej Setry 531 DT

Wiemy już, co możemy się spodziewać po danym typie autobusu, jakie mogą mieć wnętrza, oraz jaki pojazd wybrać na jaką odległość. Przyjrzyjmy się teraz cenom.

Wynajem autobusu

Koszty wynajmu

Przyjmuje się, że średni koszt wynajmu busa to około 3-4 zł za km, choć to ceny uśrednione to możemy znaleźć droższe i tańsze oferty. Koszt wynajęcia autobusu to od 5 zł wzwyż za km, choć także tutaj można znaleźć tańsze oferty, ale na nie nie liczcie w trakcie sezonu letniego, gdyż wtedy praktycznie każdy dobry autobus nie stygnie. Ceny zależą także od tego, jaką normę euro spełnia, wiek autobusu i nie liczcie tutaj, że za 3 zł pojedzie Wam ktoś nowym autobusem, za którego musiał zapłacić minimum milion złotych. Im wyższej klasy autobus, tym droższa będzie cena za km. Chyba że przewoźnik jest zdesperowany, to wtedy możemy liczyć na cenę czyniąca cuda.

Znam taki przypadek, gdzie jeden z przewoźników wynajął luksusowy autokar o wartości około 2,5 miliona złotych, za 2 zł za km z obsługą kelnerską. Tak dobrze czytacie za 2 zł za km. Więc jak macie zdolności negocjacyjne to możecie spróbować swoich sił.

Cena za km zawiera wynajem autobusu z kierowcą i teraz musimy się dogadać, czy my pokrywamy opłaty za autostrady, czy przewoźnik ma to wliczyć w cenę za km. Kolejną rzeczą, o której musimy pamiętać, to jeśli nasza wycieczka nie jest jednodniowa, to nocleg dla kierowcy. Tutaj musimy się zatrzymać. Ponieważ w większości hoteli są pokoje dla kierowcy, to dobrze by było zadbać o jego komfortowy wypoczynek.

Co znaczy komfortowy wypoczynek?

Nic innego jak czysty pokój z wygodnym łóżkiem i łazienką. O ile grupa ma wyżywienie to dobrze, by było, aby kierowca też miał zapewnione wyżywienie. Tak naprawdę kierowcy nie potrzebują łóżek z masażem czy w łazience jacuzzi. Wystarczy czysty zadbany pokój, z dostępem do internetu, ciepły lub klimatyzowany (nie jest to koniecznością). Ważne jest to, by kierowca wypoczął, ponieważ to on bierze odpowiedzialność za wasze zdrowie i życie podczas całej wyprawy.

Inną formą wynajmu autokaru jest forma ryczałtowa, kiedy to płacimy za podstawienie pojazdu. Zwykle stosuje się ją podczas wynajmów któkoterminowych np do 300 km. Wtedy cena zależy od typu pojazdu i ilość kilometrów, jakie zrobi. Ze swojego doświadczenia mogę powiedzieć, że kiedyś podczas organizowania imprezy szkoleniowej, koszt wynajęcia autobusu na dwa dni wyniósł 1600 zł netto, ale autobus nie robił nic więcej poza dojazd do hotelu i powrót na bazę w sumie 500 km w ciągu dwóch dni.

Tak, więc jeśli chcecie wynająć autobus na wycieczkę np do kina, to musicie się liczyć z tym, że dostaniecie cenę ryczałtową i nikt nie pojedzie za obliczona kwotę wynikająca z kilometrów.

Skoro juz jesteśmy przy wypoczynku to czas na zaplanowanie naszego wyjazdu.

Wynajem autobusu

Planowanie

Wiemy już o kosztach, o pojazdach i ich wyposażeniu. Mamy już zgraną ekipę, samorząd uczniowski klepnął plan wycieczki, albo szefostwo dało zielone światło na wyjazd firmowy, czy plan konferencji. Zaczynamy planowanie, zwykle od wyboru hotelu. Ok to jest słuszna koncepcja, ale jednak proponowałbym zacząć od sprecyzowania potrzeb transportowych.

Dlaczego?

Z prostego powodu. Wiele osób budując obiekty noclegowe, zapomina o takiej drobnostce, jak o parking dla autobusu czy dogodny dojazd dla tego typu pojazdów. Później kierowcy, jadąc pod pensjonat, słyszą, że nie takie tu wjeżdżały, a on nie ma jak. Po dłuższej wymianie zdań wychodzi, że najczęściej podjeżdża pod pensjonat bus, a nie 15-metrowy autobus piętrowy i mamy problem, bo do pensjonatu prowadzi wąska droga i musimy iść blisko kilometr na piechotę z walizkami. To tylko przykład, ale jakże często spotykany na grupach branżowych.

Kierowcy autobusów, naprawdę mają spore umiejętności i potrafią wjechać w wiele miejsc, jednak nie zawsze się uda i mamy problem.

Kolejnym elementem podróży jest czas pracy kierowcy i tutaj nie ma, że boli. Czas, jaki kierowca może prowadzić autobus to maksymalnie 9 h, ale uwaga dwa razy w tygodniu kierowca może przedłużyć czas jazdy do 10h. Inaczej jest przy obsadzie podwójnej i tutaj kierowcy mogą jechać maksymalnie 20h.

Tak to wygląda według przepisów, jednak musimy pamiętać o ważnych rzeczach takich jak, kierowca nie może jechać non stop. W pojedynczej obsadzie nie może jechać dłużej niż 4,5h, po tym czasie musi wykonać pauzę, która może wynosić od 15 do pełnych 45 minut. Pauzę może podzielić na 15 i 30 minut, ale w naszym przypadku możemy w tym czasie zaplanować np. obiad i wtedy przedłużyć postój zjeść coś, lub zaplanować np. foto przystanek. Pamiętajmy też o tym, że kierowca może maksymalnie pracować 13 godzin podczas wyjazdu i musi mieć zapewniony 11-godzinny odpoczynek.

Przy obsadzie podwójnej mamy trochę więcej możliwości, ale także tutaj musimy pamiętać o 30-godzinnym cyklu pracy, czyli 21 godzin pracy 20 godzin jazdy i 9 godzin odpoczynku.

Więcej informacji na ten temat znajdziecie w tym poradniku -> Czas pracy i odpoczynek kierowcy

Warto zapoznać się z tym poradnikiem i efektywnie wykorzystać czas pracy kierowcy, jak i odpoczynek, by móc maksymalnie wykorzystać czas na zwiedzanie.

Przy planowaniu wyjazdu warto zorientować się, czy dane miasto nie ma płatnego wjazdu tzw. checkpoint-a, gdzie płaci się za wjazd. Dodatkowo niektóre miasta nie wpuszczają pojazdów o niższej normie euro lub cena za wjazd mocno wzrasta wraz z niższą norma emisji spalin autokaru. Musimy pamiętać o tym, ponieważ przed wyjazdem trzeba np. zgłosić autokar. Tego typu rzeczy możemy scedować na przewoźnika, ale to zwiększy nasz wynajem autobusu.

Wynajem autobusu

wyruszamy w trasę.

Mamy zaplanowane wszystko, dogadaliśmy się co do ceny trasy itp. Jeśli nie oszczędzaliśmy zbytnio i nie korzystamy z „dziad trans” to autobus, jaki widzieliśmy na zdjęciach, lub przewoźnik nam pokazał przed dokonaniem rezerwacji, będzie sprawny. Jednak często okazuje się, że autobus, który zamawialiśmy i tutaj najczęściej jest słynny slogan „Cena Czyni Cuda” może okazać się trupem na kołach. I tak w większości wypadków, kiedy wysyłamy dzieci na wyjazd szkolny, to najczęściej przed wyjazdem rodzice zamawiają kontrolę autobusu. I uwaga słusznie, jednak przez to tracimy cenny czas pracy kierowcy i często program wycieczki sypie się jak domek z kart.

Dlaczego?

Ano dlatego, że taka kontrola trwa od godziny do dwóch i więcej, ale uwaga można tego uniknąć. Kontrolę można zlecić dzień wcześniej przed wyjazdem. Umówić się z przewoźnikiem i on podstawi pojazd na badanie przez policję czy ITD. Wtedy kontrolujący wydaje zaświadczenie, które jest ważne, a my mamy spokojniejszą głowę. Musimy pamiętać o tym, że nowy samochód musi mieć aktualne badania techniczne pierwsze po 3 latach kolejne po dwóch i następne co rok, jednak autobus przechodzi badania techniczne co pół roku.

Daje Wam słowo, że żaden szanujący się przewoźnik nie podstawi Wam niesprawnego autobusu, jednak musimy mieć na uwadze, że są, jak już wspomniałem „dziad transy” i niestety tutaj może być różnie. Tak więc dobrze jest zapytać. Możecie np. do nas napisać na maila (w zakładce kontakt, mamy bazę danych przewoźników, którą cały czasu uzupełniamy) i zapytać o przewoźnika. Chętnie Wam odpowiemy na ten temat. Możecie poczytać na forach i grupach dyskusyjnych o przewoźnikach. To także da Wam pewien obraz tego, co możecie się spodziewać. Każdy przewoźnik ma listę referencji, więc też warto poczytać.

Wyjechaliśmy w trasę.

Pamiętajmy o najważniejszej zasadzie, jeśli są pasy a autokarze mamy je mieć zapięte i nie ma, że boli. Pamiętajmy o tym w szczególności za granicą, gdzie może być, tak że podczas kontroli wjedzie policjant i każdy bez pasów dostanie, nagrodzę w postaci 100€ do zapłaty.

Kierowca jest kapitanem, W samolocie rządzi kapitan, w autobusie kierowca. Klient nasz pan owszem, ale kierowca decyduje, czy da się dojechać, czy nie presja i agresja może skutkować tym, że wysadzi nas w szczerym polu i wróci na bazę. Kierowca nie będzie brał odpowiedzialności za nasze bezpieczeństwo, jeśli cały czas będziemy kwestionować jego doświadczenie i umiejętności. Często się zdarza, że wynajmujący zachowuje się, jakby kupił autobus z niewolnikiem. Niestety taka postawa skutkuje często tym, że kierowca jest poddenerwowany i nie może się odpowiednio skupić na prowadzeniu pojazdu. Pamiętajmy o tym, że panuje zasada wzajemności, więc jak jesteśmy mili uprzejmi to i kierowca nawet gbur, odwdzięczy się tym samym.

Kierowca to nie sprzątaczka. Tak to prawda, może to Was zdziwi, ale kierowca nie jest sprzątaczką, kelnerem, hostessą itp. Kierowca ma swój czas pracy i musi tego pilnować. To, że kierowcy na pauzie sprzątają autobus, to nie dlatego, że należy to do ich obowiązków, ale to, że nie lubią jeździć w chlewie i dbają o swoje narzędzie pracy i Wasz komfort. Autobusy są wyposażone w kosze na śmieci i naprawdę korona z głowy nie spadnie, jak ich użyjecie. Uwierzcie mi, można posprzątać po sobie i to nie zajmuje wiele czasu.

Czemu o tym pisze?

Często widze zdjęcia tego, co zostawiają (głównie wycieczki szkolne), pasażerowie po skończonej wyciecze. Czasem doprowadzenie autobusu do porządku zajmuje ponad dobę. Tak dobrze czytacie, zdarza się, że po wycieczce autobus nadaje się do generalnego sprzątania, wraz z praniem całej tapicerki w pojeździe. I bądźcie pewni, że koszty doprowadzenia do pierwotnego stanu autobusu zostaną Wam doliczone.

Toaleta w autobusie.

Tak samo, jak porządek w autobusie, tak i w toalecie należy do nas. Warto czasem użyć „berła” dla naszego i innych komfortu. Zwykle toaleta w autobusie jest do sytuacji awaryjnych. Po to są przerwy podczas jazdy, by spokojnie skorzystać z toalety. Tak wiem, nikt nie chce płacić za korzystanie z ubikacji, jednak dla naszego bezpieczeństwa i wygody warto używać toalety stacjonarnej niż w autobusie. I uwaga panowie skoro już musicie skorzystać z toalety w autobusie, to siadamy, nawet jeśli idziemy się wysikać to na siedząco!!!!!

Wszyscy znamy slogan, żądasz czystości, zachowaj ją sam. Zastosujmy go, to nic nie kosztuje, a uprzyjemni nam podóż

Jedzenie w autokarze.

Nic tak nie drażni, jak jedzenie i picie w autobusie. Patrząc na wycieczki np. niemieckich turystów, aż łezka się w oku kręci, jak są zorganizowani. Jedzą sobie spokojnie na parkingu i nikt nie marudzi. O ile nie masz specjalnej diety, czy cukrzycy, to zjedz swoje kanapki, czy co tam masz na zewnątrz autokaru. Przyjemniej bezpieczniej i mniejsze prawdopodobieństwo, że ubrudzisz siebie czy autobus, Same plusy nawet w zimie.

Wynajem autobusu.

Podsumowanie.

Wynajem autobusu jest naprawdę dobrą alternatywą do wyjazdu kilkoma lub kilkunastoma samochodami ze znajomymi. Warto zapoznać się z kilkoma rzeczami. Poruszonymi w tym wpisie, ponieważ one zaoszczędzą Wam sporo czasu i nerwów. Jak macie jakieś pytania, czy chcecie więcej informacji o danym przewoźniku, napiszcie do nas przez formularz pod tym linkiem -> kontakt do nas
Chętnie Wam pomożemy. Zapraszamy także do współpracy, gdzie pomożemy Wam zaplanować wyjazd i podpowiemy, co warto zobaczyć.

Warto zostawić samochód w domu i wybrać się ze znajomymi. Gwarantuję Wam, że czas wspólnie spędzony zostanie na dłużej z Wami, a przyjaźnie się zacieśnią.

W następnym wpisie będzie coś o sprzedaży napojów, jedzenia w autobusie.

Chcesz być na bieżąco i mieć ciekawe promocje zapisz się do naszego newslettera.

Pozdrawiam i zapraszam do następnych wpisów.
Stanisław | Okazje Podróżnika